「プロの資料作成力」を読みました

ビジネスにおいて自分の考えや思考を相手に伝える際に、
どのようなモノであればロスが少なく伝えることができるのかを改めて学びたいと思い、この書籍を読んでみました。

このようなビジネス書は他にもたくさんあり、当たり外れがありそうなので
ネットでは購入せずに、実際に本屋にて購入しました。

本屋にて手にとった際に、フローチャートやグラフ例が多く記載されているように見られ
それが選んだ決め手となったのですが、
実際に読んでみると、資料を作成する前に考えておかなければならない
当たり前のことが書かれており、非常に勉強になりました。

中でも、「どれだけ相手の立場になって考えることができるか」というのは、
資料作成以外の部分でも、根本的で大事な考え方だと思います。

また、資料作成のプロセスにおいても料理に例えている部分が、
とてもわかりやすく資料作成のプロならではの表現方法だなと感じたしだいです。

資料作成のテクニック部分も書籍購入者のみのグラフ例のダウンロードがあったりと、
資料を作成するはじめから終わりまでをサポートしている書籍でした。
資料作成に迷った際に読み返すために、デスクの上においておく書籍の1つとなりました。

レバレッジメモ

・「わかる」の2つの意味
わかるには、「意味を理解する」「意義を納得する」という2つの意味がある。
意味を理解するというのは、
情報が脳内本棚に収められ、適切に引き出すことが可能な状態。
意義がわかるという場合は、
言われた内容の主張が腑に落ちて、アクションをとることが可能な状態。

・わかる、伝わる資料とは
情報の量と質が適切で、脳の本棚に適切なインデックスをつけて
引き出しやすい状態にさせること。
内容に論理的にエラーがないだけでなく、感情的にも受け入れてもらう資料を作成する。

・情報の量と質が適切とは
料理に例えるのであれば、食物の質、量、調理方法が適切で食べやすいこと。
すなわち、料理のテクニック。

・論理的、感情的に受け入れやすいとは
メニューがその時の状況や身体にふさわしいこと。おもてなしの心が必要となる。

・プロフェッショナルな資料の3つの要件
期待値を理解している
達成基準が高い
安心、満足、感動を与える

・資料作成のステップ
1、何のために(目的)
2、誰に(ターゲット)
3、何を(メッセージ)
4、どうやって(構成)
5、どうやって(ビジュアル化)
1～3、相手にどのように感じ、動いてほしいのかを最初に考える。
4～5、伝わりやすい構成、見栄えにする

・目的は3段階で設定する
どんな行動をとってもらいたいのか
そのために何を理解してもらいたいのか
そのためにどのような状態にするべきか

・ターゲットを知り仮説を立てる
ターゲットととなる相手の「人物像」やその人が保有する「情報」を分析することで
相手の「期待」や「理解」のレベルを明らかにし、それを踏まえた上で
「何をどのように伝えると最も効果的か」と仮説を立てる。

・意思決定に働く6つの心理
返報性
一貫性
社会的証明
好意
権威
希少性
「影響力の武器(誠信書房)」より

・相手の保有情報を把握する
「なぜそれをやるべきか(Why)」
「何をすればいいのか(What)」
「どうしたらいいのか(How)」
相手の保有する情報を各項目ずつに把握し、理解レベルの全体像をつかむ。
Whyの情報が少ないようであれば、
前半を啓蒙的な内容にして、一定のページ数を割く必要があるし、
すでに危機意識が高い状態なら序盤からWhatやHowに重点をおく。

・「メッセージ」＝「主張」×「根拠」
A(根拠)だから、B(主張)すべきであるという文脈に収まっている必要がある。

・説得力のあるメッセージを満たす要件
ロジックエラーがない
5回以上のWhy?に耐えれる
感情に染み入る
自分の感情を前面に出しすぎない

・スライドの意味がわかるか否かは構成次第
伝えたいことから構成要素を抜き出し、それらをいくつかの箱に区分け、
どのような順番で、説明すればよいか決める。
構成を考える際の構造化の手段として、
フレームワークを資料の構成や目次に取り入れることで、
相手の頭の中に本棚が作りやすくなる。3C、4P、QCDなど。

・ページ構成は視線の流れを意識する
ページ上にオブジェクトをどのように配置するか
といった構成だけでなく、バランス、視線の流れ 、余白に注意する。

・情報の質を高めること＝提案する内容を高めること
使う言葉を選び意味を定義する
具体性と抽象性のバランスをとる
タイトル、見出しと内容の食い違いをなくす